Dec 16, 2019

Gestão de tempo: 5 ações para otimizar os recursos da sua clínica

5 ações para otimizar os recursos da sua clínica - Doctoralia

O ritmo diário de trabalho em uma clínica ou hospital pode ser agitado: dar atenção aos pacientes, atender telefonemas, marcar consultas, confirmar e reforçar os horários agendados, atualizar históricos... Embora sejam essenciais para o bom funcionamento do centro médico, estas atividades manuais acabam consumindo boa parte do tempo da equipe, impedindo que ela se concentre em tarefas mais estratégicas para os resultados do negócio, como melhorar a experiência do paciente.

Por esse motivo, é importante identificar os procedimentos que demandam mais horas de cada membro da equipe e, então, aplicar ações para otimizar os recursos, aumentar a produtividade e melhorar o desempenho da clínica.

A seguir, compartilhamos 5 ações que ajudarão você a otimizar a jornada diária dos colaboradores, além de melhorar o ambiente de trabalho, a excelência do atendimento ao paciente e, consequentemente, a rentabilidade do centro médico

O que é gestão de tempo e por que é importante para sua clínica

Gestão de tempo - Doctoralia

A gestão de tempo pode ser definida como o processo de distribuição dos horários disponíveis entre todas as tarefas que devem ser realizadas.

Vale ressaltar que dedicar mais tempo a determinada atividade não necessariamente resulta em eficiência ou produtividade. Com as ferramentas certas, é possível otimizar o expediente de forma que ações rotineiras sejam automatizadas para permitir que a equipe destine mais tempo a tarefas realmente relevantes. Com isso, sua clínica desfruta das seguintes vantagens:

 
  • Aumento de produtividade e eficiência: Gestão de tempo eficiente te permite obter mais em menos tempo e com menos esforço. Dessa forma, a jornada de trabalho é mais eficaz e melhor utilizada.
  • Melhoria do ambiente de trabalho: Se o horário não for administrado com sabedoria, tarefas importantes irão sempre se acumular, fazendo com que a equipe se sinta sobrecarregada, pressionada e dispersa.
    A partir do momento que aprendemos a gerenciar o tempo, os níveis de estresse e ansiedade diminuem significativamente e nos sentimos mais enérgicos para executar nossas tarefas. Em outras palavras, melhorar a gestão do tempo nos permite criar ambientes de trabalho melhores e conseguir equilíbrio entre a vida pessoal e profissional.
  • Mais autoconfiança: O cumprimento de tarefas e objetivos diários nos gera satisfação, motivação e confiança em nós mesmos. Do contrário, quando lutamos contra o tempo para colocar pendências em dia, vamos à exaustão.
  • Menos procrastinação: A administração correta do tempo nos desobriga a adiar responsabilidades, contribuindo para a conquista de autodisciplina e evitando o atraso contínuo de tarefas mais difíceis ou monótonas.
  • Resultados mais rápidos: Esse é o principal ponto. Organizar bem a carga horária de trabalho nos possibilita atingir os objetivos e metas da clínica com mais facilidade e agilidade, aumentando assim sua lucratividade.

Gestão do tempo: 5 dicas para implementar em sua clínica

Basta algumas mudanças no espaço, nas ferramentas de suporte e nos processos do seu centro médico para notar o aumento da produtividade. Confira 5 sugestões a seguir:

1. O design e a distribuição do seu espaço são grandes aliados

Ações para otimizar os recursos da sua clínica - DoctoraliaAté que ponto o ambiente onde trabalhamos é importante para melhorar o gerenciamento de tempo? Mais do que pode parecer.

A verdade é que ter um local espaçoso, com um design adequado e uma distribuição ideal pode economizar muito tempo e, ao como consequência, contribuir para gerar uma melhor experiência aos pacientes.

Um espaço bem organizado e funcional faz com que seu time se sinta mais confortável, evita a perda de tempo com a circulação e torna a realização de tarefas diárias mais prática.

Por exemplo, se em sua clínica há uma recepção, uma sala de espera, três ou quatro salas de consulta e um cômodo com o equipamento para realizar testes de diagnóstico, o ideal é que os ambientes estejam distribuídos de maneira a tornar o trânsito fácil e intuitivo, permitindo que os colaboradores acessem as máquinas, salas ou materiais de trabalho rapidamente e sem incomodar os pacientes.

2. Internet: sua maior vitrine

Otimização de tempo, 5 ações para sua clínica - DoctoraliaQual é a relação entre estar visível na internet e gerenciar sua clínica com mais eficiência?

Uma pesquisa realizada pela Universidade Federal de São Paulo revelou que 90% dos pacientes entrevistados buscam informações online sobre saúde. Isso significa que, se você deseja que seu centro médico seja rentável a longo prazo, deve estar onde os pacientes estão: na internet.

Vamos um pouco além: se os pacientes estiverem procurando por um especialista na internet e encontrarem facilmente os dados da sua clínica – endereço, telefone, horário de atendimento, tratamentos oferecidos, planos de saúde, etc –  em um site próprio ou portal especializado como a Doctoralia, eles ganham praticidade. A jornada se torna mais simples quando é possível entrar em contato sem a necessidade de ligar ou se deslocar até o estabelecimento. 

Com essa visibilidade, não apenas os pacientes encontrarão seu negócio com mais facilidade, como sua equipe também poupará o tempo investido em responder dúvidas frequentes, que agora podem ser resolvidas com mais agilidade na internet.

Se você está se perguntando o que fazer para ter destaque online, aqui vão algumas sugestões simples: criar um site (ou otimizá-lo, caso já tenha um), cadastrar seu centro de saúde no Google Meu Negócio, produzir conteúdo de qualidade em diversos canais, investir em marketing digital, participar de conversas na internet e manter o perfil de sua clínica na Doctoralia ativo e atualizado. 

3. Agenda 24 horas por dia: disponibilize agendamento online

Agenda do Software Doctoralia Clínicas

A reserva de horários online é um dos recursos mais exigidos pelos pacientes, pois permite que eles marquem uma consulta com o especialista a partir de qualquer dispositivo, quando for mais conveniente e com apenas alguns cliques.

De fato, 1 em cada 3 pacientes já agenda uma consulta pela internet – segundo pesquisa do Grupo DocPlanner – e, no último ano, o número de usuários que desejam agendar uma consulta online aumentou 96%.

Graças ao agendamento online, sua equipe liberará uma parte importante da carga de trabalho dedicada a atender chamadas telefônicas e organizar as consultas manualmente, já que essas tarefas passam a ser automatizadas. Além disso, os pacientes valorizam clínicas que oferecem esta praticidade, agregando valor ao seu negócio.

Portanto, se você deseja realizar um gerenciamento mais eficiente, deixe de lado a agenda de papel ou os calendários pouco intuitivos e aposte em um sistema de agendamento online e acessível 24 horas por dia, sete dias por semana.

O Software Doctoralia Clínicas foi desenvolvido para automatizar processos, desde o momento em que o paciente escolhe um dos horários disponíveis do especialista na plataforma até sua fidelização, passando pela confirmação de visitas, realização da telemedicina, envio de campanhas e mais. 

Outras funcionalidades do sistema são relatórios atualizados em tempo real e o incentivo ao paciente para compartilhar avaliações, que é feito por meio de mensagens enviadas via WhatsApp ou SMS aos pacientes após a consulta.

4. Os dados e informações de seus pacientes, a um clique de distância

5 ações para otimizar o tempo de sua clínica - DoctoraliaSe os dados de seus pacientes ainda estão dispostos em arquivos de papel, documentos do Word ou outros programas não projetados para este fim, atenção: além de perder a oportunidade de otimizar o tempo, você está se expondo a riscos desnecessários.

Na era da internet, tudo está na nuvem. Chegou a hora de dar um salto para um ambiente digital seguro. O software de gestão Doctoralia Clínicas permite armazenar dados de pacientes de forma segura, em um único lugar e com acesso a partir de qualquer dispositivo com conexão à web.

Os registros são criados com mais eficiência e atualizados com agilidade, facilitando o controle das consultas, já que basta digitar o nome do paciente para encontrar seu histórico.

Além do mais, você pode fazer o upload de novos arquivos e documentos, como resultados de testes, raios-X ou qualquer outro documento que ajude a manter o histórico do paciente o mais completo possível. Tudo isso, sem dúvida, permitirá que a equipe dedique energia e tempo em outras tarefas.

5. Aposte em um software especial para clínicas

5 ações para gestão do tempo em sua clínica - DoctoraliaAs duas principais razões pelas quais as clínicas não implementam softwares de gerenciamento são: tempo e dinheiro. No entanto, o sistema da Doctoralia oferece ferramentas que ajudam a reduzir as horas de trabalho e aumentar a receita.

Isso se traduz em duas grandes vantagens (contrapondo à ideia anterior): economia no tempo de execução das atividades diárias e maior rentabilidade da clínica. Além dessas, a automatização ajuda a melhorar a reputação do estabelecimento e reduzir o absenteísmo.

De acordo com o State of PRM Report, elaborado pela Solutionreach, 76% dos centros médicos que usam um software de gerenciamento otimizam significativamente seu tempo. Isso acontece, especialmente, devido à confirmação e reagendamento de consultas online, tarefa que é realizada automaticamente no software da Doctoralia.

Como consequência dessa automação e, de acordo com o mesmo relatório, a maioria das  clínicas que usam um software de gestão têm uma taxa de absenteísmo inferior a 10% (e 41% deles menor que 5%), o que resulta em uma significativa economia anual.

Considerando que 30% das chamadas recebidas na clínica são solicitações de cancelamento, o sistema de gestão da Doctoralia permite que o paciente cancele ou reagendes consultas pela internet. Dessa forma, você não perde pacientes.

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Agora que você aprendeu a melhorar a organização de tempo em sua clínica ou hospital, é só colocar as dicas em prática e colher os resultados!