Confirmação de consulta: como reduzir faltas de pacientes de forma automatizada

Confirmação de consulta: como reduzir as faltas dos pacientes de forma automatizada - Doctoralia

Um dos principais desafios enfrentados por clínicas e hospitais é reduzir o absenteísmo, ou seja, o não comparecimento de pacientes em consultas agendadas. Além de impedir que a vaga seja ocupada por outra pessoa, o no-show, como também é chamado, gera prejuízos para a instituição de saúde, como redução da receita.

A boa notícia é que existe uma estratégia que ajuda a superar o problema: a automatização na confirmação de consulta, que pode ser feita por meio de lembretes enviados por WhatsApp, email, SMS ou aplicativo próprio. Além de relembrar o paciente sobre a data marcada, a prática estimula o cumprimento do compromisso assumido.

Se o objetivo do seu centro médico é ter uma agenda mais organizada e garantir que os pacientes compareçam aos atendimentos, continue a leitura do artigo. Você vai descobrir o que é, quais são as vantagens e como fazer confirmação de consulta de maneira efetiva. 

O que é confirmação de consulta?

A confirmação de consulta, como o nome sugere, consiste em lembrar os pacientes sobre o horário agendado e verificar se eles comparecerão ou não ao atendimento. O objetivo é evitar que os médicos fiquem ociosos, deixando de prestar assistência a outras pessoas que aguardam sua vez

É possível usar diversos canais para confirmação de consulta, como telefone, email, SMS e aplicativos de mensagem, a exemplo do WhatsApp. Essa comunicação também pode ser usada para confirmar outras informações, como data, horário, nome do médico, endereço da instituição de saúde e forma de pagamento.

Quando feita de forma manual, a validação demanda bastante tempo e está suscetível a falhas humanas. Mas, felizmente, já existem ferramentas que permitem automatizar a tarefa, o que otimiza o trabalho da equipe da recepção e ainda garante uma experiência mais positiva aos pacientes.

Por que a confirmação de consulta é importante? Conheça as principais vantagens

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Há muitos motivos pelos quais um paciente pode deixar de comparecer a uma consulta. Um dos principais é o esquecimento: até 65% dos usuários da Doctoralia costumam se esquecer das consultas marcadas

Porém, o no-show pode acontecer também por imprevistos, problemas de deslocamento, desinteresse, dificuldade para remarcar ou tentativa frustrada de contato. Na maioria destes casos, a automação na confirmação da consulta é capaz de evitar a lacuna na agenda.

Por mais que possa parecer uma mudança simples na rotina da clínica ou hospital, a confirmação de consulta automática se reflete nos resultados gerais do negócio, trazendo vantagens como:

Redução de faltas

Mensagens de confirmação de consulta pelo WhatsApp, por exemplo, fazem com que o paciente tenha fácil acesso a informações como data, horário, nome do médico e endereço da clínica sempre que quiser, na palma das mãos, reduzindo as chances de esquecimento. 

Além disso, a possibilidade de confirmar, cancelar ou remarcar em poucos cliques fortalece a relação de comprometimento com o compromisso acordado, aumentando o nível de interesse em cumprir com o combinado e , se for o caso, em comunicar o não comparecimento com antecedência.

Otimização do faturamento

Você já fez as contas de quanto está perdendo com as faltas dos pacientes? 

Certamente o alto número de faltas pode comprometer o faturamento da instituição, já que deixa os especialistas ociosos e faz com que desperdicem um valioso tempo que poderia ser aproveitado para atender a outros pacientes. Cada vaga não ocupada na agenda representa receita perdida.

👉Veja também: Calculadora de no-show

Produtividade da recepção 

A confirmação de consulta manual ocupa um tempo da recepção que poderia estar sendo utilizado para atividades que exigem atenção especial, como o atendimento na sala de espera. Além disso, mantém a linha ocupada por um período maior, impedindo que novos pacientes consigam agendar atendimentos pelo telefone. 

O alto número de faltas também dificulta a realocação dos pacientes a fim de preencher os horários vagos. Uma ferramenta de confirmação de consultas é capaz de disparar mensagens automáticas para uma lista de espera e, em poucos minutos, adiantar atendimentos futuros

Outra possibilidade que otimiza o tempo da secretária é, uma vez que houve algum cancelamento, disponibilizar o horário na agenda online por diversos canais, entre eles site, redes sociais e perfil na Doctoralia, permitindo que outras pessoas consigam ocupar o espaço livre sem a intervenção da recepção.

Melhora na experiência do paciente

Ter uma boa experiência com a instituição de saúde é algo cada vez mais valorizado pelos pacientes atuais. Para isso, é preciso que a pessoa seja bem atendida desde o primeiro contato com o centro médico até o pós-atendimento.

Aqui, a confirmação de consulta também tem um papel importante. Quando recebe o lembrete, o paciente percebe que a instituição de saúde se preocupa com ele. É o início de um relacionamento de confiança, que, se for bem desenvolvido, pode resultar em pacientes satisfeitos e fiéis, que vão indicar o seu centro médico para outras pessoas.

Como fazer confirmação de consulta?

Agora que você já sabe o que é e quais são as vantagens de investir em uma estratégia de confirmação de consulta, vamos falar da prática.

Existem diversas formas de fazer a confirmação de consulta. Tradicionalmente, ela é feita por meio do telefone, com a equipe de recepção ou secretária ligando para cada paciente e confirmando o agendamento.

O problema é que isso toma tempo desses profissionais, que poderiam estar alocados em atividades mais estratégicas para a clínica ou hospital. Receber uma ligação também pode ser considerado como algo invasivo pelo paciente, já que é possível que tenha suas atividades interrompidas pelo telefonema em um momento inoportuno.

Com o avanço da tecnologia na saúde, surgiram novas possibilidades, como o uso de ferramentas específicas para a confirmação de consultas, o que possibilitou automatizar a tarefa, usando, inclusive, aplicativos como o WhatsApp.

A importância do envio de mensagens de confirmação de consulta pelo WhatsApp

O envio de mensagens de confirmação de consulta pelo WhatsApp, aliás, merece atenção especial. Isso porque o app é extremamente popular no Brasil: está instalado em 99% dos smartphones no país. Dessas pessoas, 93% o utilizam todos os dias. Os dados são da pesquisa Panorama Mobile Time/Opinion Box.

A popularidade e a frequência de uso tornam o WhatsApp um canal excelente para confirmação de consultas. O usuário está no celular o tempo todo, e uma mensagem de confirmação enviada pelo app é menos invasiva que uma ligação, já que pode ser respondida quando for mais conveniente. Além disso, é provável que seja visualizada mais rapidamente em comparação com um email. Assim, você tem a confirmação e, caso a resposta seja negativa, pode ajustar a agenda imediatamente.

Porém, é fundamental que esse tipo de comunicação seja feita de forma organizada e profissional, sem envolver o número pessoal do especialista ou recepcionista, e de preferência de forma que não comprometa as demais atividades da recepção. 

Conheça o Doctoralia Clínicas

Agenda Doctoralia Clínicas - Confirmação de consulta

O Doctoralia Clínicas é um sistema de agendamento online que permite o envio automatizado de lembretes e confirmação de consulta por SMS e WhatsApp sem custos extras, entre outras funcionalidades.

A ferramenta reúne diversas soluções em um só lugar, permitindo digitalizar a jornada dos pacientes. É possível fazer a gestão das agendas de todos os especialistas, promover a clínica na internet e interagir com a audiência. 

Assim, o centro médico economiza tempo nas tarefas manuais, aumenta a receita e fideliza o público, que pode fazer agendamentos a qualquer hora do dia e receber mensagens de confirmação e lembretes automáticos.

E o melhor é que você pode continuar usando seu sistema atual de prontuário e prescrição enquanto aproveita a nossa plataforma para melhorar a experiência dos pacientes antes e depois das consultas. 

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