Como aumentar os agendamentos da sua clínica?

Como aumentar os agendamentos da sua clínica? - Doctoralia

Está difícil conseguir pacientes para a sua clínica ou consultório? O motivo disso pode estar nos agendamentos que estão sendo perdidos.

Os canais pelos quais os agendamentos de consulta costumam acontecer são, em essência, três: telefone, internet e presencialmente – na recepção. Todos são igualmente importantes para tornar o seu centro médico mais produtivo e lucrativo.

Neste artigo, trazemos algumas dicas úteis para conseguir uma quantidade maior de agendamentos, de maneira mais eficiente e em cada um desses três canais. Acompanhe a leitura!

Como aumentar os agendamentos da clínica por telefone?

Vamos começar com o primeiro e mais tradicional canal de comunicação, o telefone. Os agendamentos por telefone representam uma grande parte dos seus compromissos:

54% dos usuários da Doctoralia, segundo pesquisa interna, ainda preferem ligar para marcar uma visita médica. 

Mas o que você talvez não saiba é que, em média, você perde o dobro de consultas do que agenda. De acordo com uma pesquisa sobre atendimento telefônico realizada pela Doctoralia com clínicas brasileiras, uma a cada duas ligações não é atendida

Isso acontece por diversos motivos. No caso de clínicas grandes, por exemplo, nem todos os funcionários que atendem as ligações têm o mesmo nível de velocidade, eficácia e capacidade para gerenciar as solicitações do paciente. Isso diminui a quantidade de agendamentos e aumenta o número de chamadas na fila, que muitas vezes são perdidas se o paciente fica esperando por muito tempo. 

Como resolver esses problemas? Veja a seguir 3 dicas simples de como conseguir mais agendamentos por telefone:

  1.  Monitore ligações: acompanhe os dados sobre as chamadas recebidas em horário comercial para saber o tempo médio de um agendamento, quem são os atendentes mais eficazes, quais são os horários de pico e os especialistas mais solicitados.
  2. Retorne ligações perdidas: encontre uma forma de registrar e retornar as chamadas feitas enquanto a linha estava ocupada ou que não foram atendidas por qualquer motivo.
  3. Tenha um manual de atendimento: estabeleça diretrizes para sua equipe de recepcionistas sobre os procedimentos e formas de lidar com chamadas de pacientes em potencial.

O terceiro ponto é muito importante para definir a melhor estratégia para aumentar os agendamentos na sua clínica. Porém, você só conseguirá implementá-lo se os outros dois tópicos também forem colocados em prática. 

Existem muitos serviços e softwares que monitoram a atividade telefônica da sua clínica e ajudam a cobrir chamadas perdidas, mas essas ferramentas geralmente são complexas e caras. Além disso, muitas vezes não são compatíveis com aquelas que você já usa para gerir a clínica.

Uma experiência diferente dessa é oferecida pelo Doctoralia Phone, uma solução totalmente integrada que garante que nenhuma das ligações para sua clínica ou consultório seja perdida.

Doctoralia PhoneA ferramenta permite:

  • Fazer chamadas de voz pela internet, gerenciando com eficácia as ligações recebidas, graças ao sistema de telefonia VoIP;
  • Dividir chamadas entre os membros da equipe, maximizando a taxa de resposta;
  • Fornecer ao paciente um link para marcar uma consulta online, se não houver resposta;
  • Acessar estatísticas inteligentes para monitorar o desempenho do serviço;
  • Criar automaticamente uma tarefa para retornar a ligação o mais rapidamente possível, caso ela tenha sido perdida.

Além disso, se sua equipe trabalha em conjunto, é possível redirecionar as ligações recebidas para outro número de telefone. Na prática, é uma ótima maneira de tornar cada chamada recebida em uma oportunidade de agendamento — mesmo que não sejam atendidas na primeira tentativa.

Qualquer que seja o método escolhido, lembre-se sempre de que quanto mais ligações você atender, maior será o lucro para a sua clínica.

Como aumentar o número de agendamentos por meio da internet?

Como aumentar os agendamentos de consultas pela internet - Doctoralia

Cada vez mais pacientes pedem por agendamentos de consultas online. Em uma época em que quase todos os serviços podem ser marcados pela web, essa evolução é esperada. O sucesso de uma plataforma como a Doctoralia, com quase 40 milhões de visualizações mensais, também ajuda a demonstrar isso.

No entanto, oferecer agendamento online não significa apenas atender ao desejo de muitos usuários, mas também ser capaz de aumentar significativamente o número de pacientes em potencial, permitindo que sua clínica seja localizada e escolhida por pessoas que, de outra forma, não necessariamente teriam entrado em contato com você. 

Além disso, a internet permite que consultas sejam marcadas mesmo quando suas instalações estão fechadas. A agenda online da Doctoralia, por exemplo, fica ativa 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Além disso, a plataforma também possibilita que as pessoas que encontram seu site ou redes sociais agendem uma consulta por meio de um botão widget, que leva os usuários diretamente para a seção dedicada aos agendamentos da Doctoralia. Assim, até mesmo o tráfego das suas páginas pode ser convertido em consultas.

Obviamente, para ser encontrado online, é necessário aparecer nos primeiros lugares nas buscas dos usuários no Google. Para isso você precisa conhecer e aplicar as regras de SEO (Search Engine Optimization, ou otimização para os mecanismos de busca) ou contar com profissionais que façam esse trabalho.

Essa é uma das razões pelas quais o marketplace da Doctoralia é otimizado para o Google e outros buscadores. Quanto mais bem posicionado nas buscas o seu negócio está, mais visitas recebe!

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Cara a cara: como fidelizar os pacientes que vão até a clínica ou consultório?

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Antes de tudo, é necessário lembrar que, por mais importante que seja promover a sua clínica e atingir novos e potenciais pacientes, é ainda melhor – e mais barato – retê-los: um paciente satisfeito é um paciente fiel, que voltará à instituição de saúde sempre que necessário, marcando novas consultas no futuro e recomendando seu serviços a outras pessoas.

A melhor forma de reter um paciente, claro, é deixar a melhor impressão possível nas primeiras consultas, principalmente do ponto de vista de imagem e organização. Veja algumas dicas de como alcançar isso:

Ambiente agradável e conforto para o paciente

Esse aspecto deve receber atenção. Aqui estão alguns elementos simples para impressionar os pacientes assim que eles entrarem na sua clínica: 

  • Sala de espera confortável;
  • Ambientes com decoração aconchegante, talvez com a logo da sua clínica em destaque;
  • Banheiros sempre limpos e funcionando;
  • Conexão Wi-Fi, para permitir que os pacientes usem a internet enquanto aguardam sua vez.
  • Enquanto durar a pandemia, fácil acesso a álcool gel, boa ventilação, equipamentos de proteção para colaboradores, sinalização para incentivar o distanciamento social, etc.

Lembre-se de que avaliar a capacidade dos profissionais de saúde pode ser mais difícil para o paciente leigo, mas alguns elementos como esses que citamos são capazes de passar credibilidade para qualquer pessoa imediatamente.

Espaço organizado

Outra característica que tende a fazer com que os pacientes retornem é o nível de organização da clínica ou consultório. Por isso, é importante que:

  • A equipe e os especialistas sejam sempre pontuais;
  • Haja um bom nível de comunicação com o paciente antes e depois da visita. Em particular, os pacientes apreciam muito as mensagens por SMS com lembrete de consulta, como os que podem ser enviados por meio do sistema de Agenda Online Doctoralia Clínicas. Desse modo, você reduz o no show;
  • A equipe da recepção ofereça ao paciente que acaba de terminar a consulta a oportunidade de marcar imediatamente a próxima visita. Esse é um gesto proativo que pode garantir imediatamente um novo agendamento para o futuro próximo.

Vale lembrar também que um paciente satisfeito e leal não só voltará para a sua clínica, mas também fará uma boa publicidade gratuita para a instituição e seus especialistas, gerando um boca a boca positivo entre amigos e familiares e também em avaliações na web.

Para concluir

A chave para obter um maior número de agendamentos está em desenvolver paralelamente esses três aspectos que analisamos até agora:

  • Desenvolver uma presença digital consistente, incluindo redes sociais e o Google, além de permitir agendamentos para potenciais pacientes pela internet;
  • Reduzir chamadas perdidas e fazer uma melhor gestão de telefonia;
  • Ganhar a lealdade do paciente oferecendo uma boa experiência durante consultas presenciais.

Se você conseguir equilibrar e aprimorar esses três elementos, certamente aumentará o número de atendimentos na sua clínica ou consultório!

Esperamos que esse artigo tenha ajudado você a entender quais canais você pode implementar ou melhorar para não perder mais agendamentos e melhorar a experiência dos seus pacientes. 

👉 Leia também: 5 maneiras de melhorar o atendimento telefônico da sua clínica