4 ferramentas para melhorar a comunicação com os pacientes

4 ferramentas para melhorar a comunicação com os pacientes - Doctoralia

Hoje em dia, aplicativos de mensagens e SMS estão cada vez mais comuns, não só falar com a família e os amigos, mas também para entrar em contato com marcas e empresas. Um cliente que tem uma dúvida sobre um produto ou deseja fazer uma reclamação, possivelmente tentará contato com o estabelecimento pelo Instagram ou WhatsApp, por exemplo.

Isso acontece porque uma das vantagens da internet na comunicação com negócios é a possibilidade de obter um retorno imediato, com muita praticidade e facilidade. Essa tendência também se aplica ao setor médico. O paciente digital procura por cada vez mais informações sobre saúde ou médicos na internet e espera uma resposta em poucos minutos. 

O mesmo vale para as ligações telefônicas: após 4 minutos esperando, em média, o paciente costuma mudar de ideia e marcar uma consulta em outra clínica ou consultório - segundo dados levantados pela Doctoralia. 

Isso quer dizer que qualquer mensagem ou chamada perdida pode significar a perda de um paciente em potencial e, portanto, lucros menores. É por isso que é tão importante garantir uma boa comunicação com os pacientes.

Mas, como fazer isso? Neste artigo, você verá 4 ferramentas que te ajudarão nessa tarefa.

4 ferramentas para melhorar a comunicação com os pacientes

1. Lembretes automáticos de consulta

Muitas clínicas e consultórios sofrem com o problema dos pacientes que deixam de comparecer às consultas sem avisar, o chamado no-show. Naturalmente, a solução é lembrar essas pessoas sobre o agendamento momentos antes. Porém, muitas vezes, essa tarefa é feita manualmente pela recepção, ligando para os pacientes, um por um, e confirmando as presenças.

No entanto, as desvantagens desse método comprometem a qualidade do atendimento: primeiro, é muito demorado, tomando tempo que poderia estar sendo aplicado em atividades estratégicas. Em segundo lugar, sempre existe o risco de o paciente não atender o telefone.

Lembretes por WhatsApp ou SMS, por outro lado, são um método mais confiável, principalmente aqueles enviados automaticamente por meio de um software médico sincronizado com as agendas dos especialistas. Esse tipo de ferramenta envia uma mensagem ao paciente, por exemplo, um dia antes da consulta. Dessa maneira, a recepção não precisa se preocupar com confirmações telefônicas, e o paciente lê a mensagem quando preferir.

Lembrando que vale a pena acrescentar informações como endereço e data da consulta nas mensagens, assim como oferecer as opções de cancelamento ou reagendamento. 

Agenda Doctoralia Clínicas

Uma plataforma que oferece esse recurso é a Agenda Doctoralia Clínicas, inclusive seus

 lembretes automatizados são gratuitos. Além disso, caso um paciente cancele a consulta, quem aguarda um horário recebe uma notificação sugerindo o adiantamento do horário, o que facilita o preenchimento rápido da janela na agenda.

Isso minimiza perdas financeiras devido a consultas perdidas, garante uma comunicação fácil com o paciente e alivia a sobrecarga das secretárias.

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2. Campanhas informativas ou de marketing

Mensagens informativas ou de marketing são outra estratégia de comunicação por SMS e e-mail com o paciente. Elas são perfeitas para enviar atualizações sobre o negócio, dicas de saúde ou convites para check-ups para um grupo maior e segmentado de pessoas. É uma maneira conveniente e rápida de manter contato com os pacientes e incentivá-los a marcar um horário.

Com o sistema de agendamento Doctoralia Clínicas, é possível enviar campanhas por e-mail e SMS para seus pacientes em poucos minutos, selecionando grupos específicos de destinatários. Por exemplo, em outubro, o mês do combate ao câncer de mama, você pode lembrar mulheres de uma faixa etária específica sobre a importância de fazer exames preventivos.

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3. Chat com os especialistas

O chat é uma ferramenta de comunicação cada vez mais popular entre os pacientes. Por meio dela é possível tirar dúvidas com o profissional de saúde antes e depois da visita.

Isso é importante porque é comum que os pacientes tenham perguntas adicionais sobre o tratamento ou os medicamentos prescritos após a consulta. O chat permite esclarecer rapidamente todas as questões que possam ter ficado pendentes, o que tem um efeito muito positivo na experiência e na satisfação do paciente com os serviços prestados.

Umas das vantagens do chat disponível no Doctoralia Clínicas, em relação a outras ferramentas de mensagens instantâneas ou mesmo à comunicação por e-mail, é o fato de toda a conversa - incluindo fotos e arquivos, como resultados de exames e fotos de diagnósticos por imagem - ficar registrada na plataforma, junto aos outros dados do paciente. 

Assim, o médico tem fácil acesso a todos os dados e histórico do paciente em um único lugar, a partir de qualquer dispositivo e em poucos cliques. 

4. Software de monitoramento de chamadas

No início do artigo, mencionamos que os pacientes esperam uma comunicação eficiente com a clínica ou consultório também pelo telefone. Não é difícil imaginar que, depois de uma longa espera na linha para ser atendido, uma pessoa simplesmente escolha outra instituição de saúde. 

Vale lembrar que o telefone segue sendo uma forma de comunicação muito importante, especialmente para pacientes mais velhos.

Segundo pesquisa interna da Doctoralia, 54% dos pacientes ainda prefere ligar para marcar consultas.

Para evitar perdê-los, é preciso garantir:

  • Um atendimento telefônico rápido, que não deixe as pessoas aguardando para serem atendidas
  • Um retorno eficiente das ligações, caso o paciente encontre a linha ocupada ou cancele a chamada. Isso terá um impacto muito positivo na imagem da clínica ou consultório e na construção de um bom relacionamento desde o início. Também reduzirá o risco de perder o agendamento

Uma ferramenta dedicada às clínicas e consultórios que garantirá um serviço telefônico eficiente é o Doctoralia Phone. O sistema de gerenciamento de chamadas, que usa a tecnologia de telefonia VoIP, foi criado para atender as necessidades das instituições de saúde e permite que você não perca mais ligações. 

Além disso, se o centro médico a Agenda Doctoralia Clínicas, os dados serão integrados e os pacientes poderão receber um SMS automático com um link para a marcação online da consulta. Dessa forma, aumentam as chances de agendamento!

Essas são apenas algumas vantagens do Doctoralia Phone

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Boa comunicação aumenta a satisfação do paciente

Como melhorar a comunicação com os pacientes - Doctoralia

São muitas as ferramentas que ajudam a clínica ou consultório a se comunicar melhor com os pacientes. Por isso é importante o apoio de um software que contemple diversas possibilidades, assim seu negócio pode escolher a opção mais viável no momento e ir planejando outras estratégias com facilidade conforme adquire prática, segurança, conhecimento e, claro, resultados.

Manter o contato constante com o paciente desenvolve um compromisso com o processo de tratamento, aumenta sua satisfação com os serviços prestados e, consequentemente, o incentiva a voltar a visitar sua clínica ou consultório.

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